Cara Melakukan Pembelian Barang 

Penulis: Fachri Dafa L

Siswa Pemasaran SMK Tamtama Karanganyar


A. Transaksi dalam Bisnis Retail

1. Melakukan Pembelian Barang

     Pembelian barang merupakan kegiatan yang dilakukan pengelola bisnis retail untuk mendapatkan barang yang akan dijual kembali kepada konsumen. Perusahaan harus menjamin ketersediaan barang dan menghindari kekosongan stok barang di gudang agar kebutuhan konsumen selalu terpenuhi dan penjualan berjalan dengan lancar. Tahapan pembelian menurut Chaniago (2021: 91) adalah sebagai berikut

a. Melakukan konfirmasi dengan bagian gudang

    Pembelian barang dilakukan oleh bagian pembelian berdasarkan surat pesanan yang dikeluarkan oleh bagian gudang. Sebab, bagian gudanglah yang dapat memberikan informasi berikut kepada bagian pembelian.

1) Daftar persediaan barang dan daftar penjualan selama 3 bulan terakhir (minimal).

2) Data perputaran keluar-masuk barang.

3) Informasi jumlah barang yang harus dipajang di toko.

4) Data persediaan cadangan untuk antisipasi kehabisan persediaan.

5) Informasi perkiraan jumlah penjualan tiga bulan yang akan datang.

6) Jumlah minimal ketersediaan barang di gudang.

7) Jumlah persediaan dan jumlah minimum barang.

8) Informasi rekam jejak pemasok (supplier).









b. Memilih supplier

    Setelah menerima informasi dari pihak gudang, sebelum melakukan pembelian, bagian pembelian hendaknya mencari informasi selengkap-lengkapnya mengenai perusahaan yang akan dijadikan supplier. Perusahaan retail harus dapat menentukan supplier yang tepat agar mendapatkan harga standar dan barang yang berkualitas. Cara memilih pemasok (supplier) adalah sebagai berikut.

1) Memastikan produk yang ditawarkan adalah produk yang berkualitas.

2) Melihat profil perusahaan untuk mengetahui rekam jejak yang baik.

3) Memastikan kesanggupan pemasok memenuhi permintaan barang yang dibutuhkan.

4) Memastikan pemasok bertanggung jawab menjalankan kerja sama.

5) Memastikan supplier memiliki contoh produk barang untuk menyamakan persepsi.

6) Memahami ketentuan dan kebijakan pengembalian barang.

7) Mengetahui dan memastikan ketentuan syarat pengiriman dan pembayaran.

8) Memastikan kecepatan pemasok dalam merespons pesanan.

9) Memastikan ada lebih dari satu pemasok atau tidak mengandalkan satu pemasok saja.

c. Cara mendapatkan barang

     Berdasarkan cara mendapatkan barang, Chaniago (2021:95) menyebutkan bahwa peretail bisa memperoleh barang dengan beberapa cara berikut.

1) Pelaku bisnis retail dapat membeli secara langsung dari agen (wholesaler) dengan membeli secara tunai produk yang dibutuhkan. Namun, pembelian secara tunai memerlukan dana cash dengan jumlah yang besar.

2) Bisnis retail bisa menyediakan produk dengan cara konsinyasi. Metode ini dapat meminimalisasi risiko dan tidak membutuhkan modal yang besar.

3) Peretail bisa mendapatkan barang melalui sistem dropship, yaitu penjual tidak perlu memiliki persediaan barang karena supplier-lah yang akan mengirim barang tersebut ke konsumen. Penjual hanya berperan sebagai mediator dan menerima transaksi pembayaran, sedangkan pengemasan dan pengiriman dilakukan oleh supplier. Setelah barang dikirim ke konsumen, peretail (selaku dropshipper) akan membayar kepada supplier. Sistem dropship banyak diterapkan untuk penjualan retail secara daring (online).



















2. Sistem Pembayaran Pembelian

    Sistem pembayaran antara peretail dan supplier dilakukan berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak, baik secara tunai maupun kredit. Selain hal tersebut, keduanya juga harus menyusun kesepakatan terkait retur pembelian.

a. Pembelian secara tunai

Terdapat setidaknya lima tahap yang harus dilewati pada pembelian tunai, yaitu sebagai berikut.

1) Bagian gudang membuat surat permintaan barang. Petugas gudang memesan barang berdasarkan data atau informasi ketersediaan real barang dagangan. Pemesanan barang dilakukan dengan mempertimbangkan jangka waktu pengiriman barang dan rata-rata penjualan.

2) Bagian pembelian membuat dan mengirim surat pesanan (purchase order). Bagian pembelian menentukan jumlah barang yang dipesan setelah melakukan analisis berdasarkan informasi yang diperoleh dari bagian gudang, berupa jumlah persediaan barang reol, prediksi penjualan tiga bulan yang akan datang, dan informasi mengenai rekam jejak supplier.

3) Perusahaan menerima pesanan barang berdasarkan pesanan bagian pembelian. Pada saat menerima barang, bagian gudang membuat bukti penerimaan barang dan menandatangani surat pengiriman barang.

4) Bagian pembelian menyampaikan tembusan surat pesanan kepada bagian keuangan untuk melakukan pembayaran

5) Bagian gudang pada saat menerima barang pesanan yang dikirim oleh supplier harus melakukan pengecekan kesesuaian antara barang yang dikirim dan surat pesanan.


b. Pembelian kredit

    Apabila peretail membeli produk secara kredit, terdapat perbedaan tahapan dari pembelian tunai. Sebelum membuat purchase order, perusahaan harus melakukan negosiasi dan membuat surat perjanjian jual-beli terlebih dahulu dengan supplier. Hal yang didiskusikan umumnya adalah harga, potongan harga, syarat pembayaran, dan syarat pengiriman. Setelah keduanya sepakat, supplier akan mengirim barang dan peretail akan membayar sesuai kesepakatan.